Gérer son temps pour mieux atteindre ses buts (Partie 2/2)

Par Cécile TAUVEL (co-fondatrice de La Minut’Rit)

La semaine dernière, vous pouviez lire la première partie de la formation « Gérer son temps pour mieux atteindre ses buts », à laquelle j’ai participé grâce au Réseau Entreprendre. Le formateur, Alain Humbert, qui a fondé CRONO CONCEPT, expliquait notamment que la gestion du temps court terme dépend d’une gestion du temps pensée sur le long terme. Après avoir caractérisé mes

galets, il me faut définir mon organisation du quotidien et ainsi privilégier ce qui est important à mes yeux…

 

organisation
Le planning opérationnel

Je vais me focaliser sur une action-clé (le galet) en intégrant :

  • l’incontournable, c’est-à-dire les récurrences, les micros tâches, les imprévus et les interruptions
  • mon biorythme, c’est-à-dire les horaires où je suis le plus motivée/efficace et ceux où je suis plus fatiguée.

 

Les récurrences sont des tâches répétitives qui doivent être accomplies à période fixe. Attention à ne pas se laisser endormir par leur côté inexorable, il faut les challenger régulièrement. Pour cela, je dois faire la liste d’après mon agenda puis me demander :

  1. Dois-je continuer à faire cette tâche ? En effet, celle-ci peut devenir inutile au fil du temps.
  2. Est-ce toujours à moi de le faire où dois-je déléguer?
  3. Est-ce automatisable c’est-à-dire informatisable ou systématisable ?
  4. Y-a-t-il des tâches à rendre récurrente ?
  5. Puis-je en changer la fréquence ?
  6. Où dois-je placer la tâche dans mon agenda?

Finalement, mon agenda me sert à prendre des rendez-vous avec moi-même (plus qu’avez autrui).

Les micro-tâches ne sont pas des galets, elles sont courtes et faciles et je n’ai pas besoin de concentration pour les exécuter. Le problème avec la micro-tâche, c’est qu’elle parasite la concentration et est le principal générateur d’urgence et de crise.

Pour « capturer » concrètement et immédiatement chaque micro-tâche, je vais les traiter de manière périodique et rapprochée. Je vais donc écrire sur une même liste et à un seul endroit mes micro-tâches. Encore une todolist, me direz-vous ?

Cette liste, contrairement à la todolist du départ, est une liste avec des tâches homogènes.

J’obtiens donc deux listes :

  • une liste avec les galets
  • une autre liste avec les micros-tâches

La troisième catégorie de bloc à placer dans l’agenda, ce sont les imprévus qui peuvent être :

  • une interruption par une personne extérieure
  • une panne, une intempérie, une maladie
  • une tâche importante qui a duré plus longtemps

Il va donc me falloir abandonner un « galet » pour basculer dans l’urgence sans savoir quand le reprendre…

stop_temps passe vite

Et voilà, la solution : « il me suffit » de prévoir des respirations pour traiter des imprévus et laisser du vide dans mon agenda. C’est ce qu’on appelle des « jokers ».

La difficulté, c’est que j’aurai toujours tendance à sous-estimer le temps de ces jokers.
Lorsque quelqu’un vient dans votre bureau et vous interpelle:

Demandez simplement : « pour quand le veux-tu ? » :

Il peut y avoir plusieurs réponses différentes mais l’objectif est de toujours trouver un moyen de le caser dans un joker ou si cela doit être fait tout de suite d’échanger la tâche d’aujourd’hui avec un joker. L’objectif est d’avoir suffisamment de « jokers ».

En image, cela pourrait ressemble à :

planning_gerer_temps

N’hésitez pas à partager votre planning avec vos collaborateurs et à employer la même méthodologie. La formation en intra-entreprise est particulièrement recommandée pour optimiser l’organisation du travail au sein d’une équipe : découverte et partage des mêmes outils, synchronisation des changements, soutien interne.

en_résumé

En résumé : Grâce à cette formation (déjà 6 000 personnes ont été formées), j’ai pu apprendre à maîtriser et mieux anticiper les évènements du moyen/long terme. Plus de sérénité et moins de stress ? C’est possible dès lors que mon organisation personnelle me « protège » mieux des urgences, des interruptions et des imprévus et me permet de les gérer astucieusement quand ils surviennent. L’organisation hebdomadaire me permet de libérer le temps nécessaire pour traiter ces objectifs, tout en gérant plus tranquillement les imprévus, interruptions et incontournables broutilles.

J’équilibre mieux vie privée et vie professionnelle et je consacre plus de temps à des projets importants pour moi.

 

Merci à Alain Humbert pour sa formation enrichissante !

 _________________________________________________

Les prochaines conférences de CRONO CONCEPT :

Mardi 19 mai 2015 de 18h30 à 20h : La motivation de vos salariés n’est-elle qu’une question d’argent ?

Jeudi 21 mai 2015 de 18h30 à 20h : Les secrets pour déléguer en donnant du sens

À l’Hôtel Le Printemps – 8 chemin de la manche – 26200 MONTELIMAR

 

Publicités

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

w

Connexion à %s